Optimierungsprojekt
Ein Optimierungsprojekt besteht i.d.R. aus folgenden Basis-Elementen, die frei kombiniert werden können und die ich im Rahmen einer agilen Projektsteuerung inhaltlich stets individuell an die jeweiligen Erfordernisse, Vorgaben und Umstände anpasse:
Analyse
des aktuellen Setups (Sendungsmengen, Termine und Fristen, Kundenstrukturen, Anforderungen, geografische Verteilung, Qualität, Frachtvereinbarungen, Kosten).
Überprüfung
der bestehenden Prozesse und Abläufe auf Plausibilität, Notwendigkeit und Effizienz sowie ggf. Visualisierung der Informations– und Warenflüsse.
Modellierung
Entwicklung und Abwägung alternativer Strategien und Szenarien zur Verschlankung, Flexibilisierung und/oder Effizienzsteigerung der eigenen logistischen Prozesse.
Synchronisation
Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Schnittstellen zu anderen Stakeholdern (IT, Einkauf, Lager, Vertrieb, Service, Qualitätsmanagement, externe Dienstleister).
Scouting
Scouting von potenziell geeigneten Dienstleistern, die im optimierten Setup Berücksichtigung finden könnten und Abklärung des Interesses vor Versand der Ausschreibung.
Ausschreibung
Durchführung einer qualifizierten und speziell zugeschnittenen Ausschreibung, inkl. Erstellung der Tenderdokumente, benötigten Statistiken und Ratenblattvorlagen.
Auswertung
Monetäre Auswertung der Dienstleisterangebote anhand von Echtdaten aus der Vergangenheit und Aufbereitung der Ergebnisse zur Entscheidungsfindung.
Verhandlung
Begleitung der finalen Vertragsverhandlung mit Bestbietern der Ausschreibung sowie begleitende Dokumentation (Protokolle, Entwürfe, Anlagen).
Dokumentation
Dokumentation des künftigen Logistik-Setups (Prozessbeschreibungen, SOPs/Manuals, Bonus-/Malus-Systeme Logistik-KPIs zur Performancemessung).
Begleitung
Intensive Begleitung bei der Implementierung der künftigen Prozesse (sowie ggf. der neuen Dienstleister) anhand eines individuell erstellten Implementierungsplans.
Sicherung
mit externen Transport– und Logistikdienstleister zur Sicherung des Projekterfolgs (Einsparungen).
① LOGISTIK ANALYSE
Analyse des aktuellen Setups (Sendungsmengen, Termine und Fristen, Kundenstrukturen, Anforderungen, geografische Verteilung, Qualität, Frachtvereinbarungen, Kosten).
Die Analyse des bisherigen Logistik-Setups ist die Basis für ein erfolgreiches Optimierungsprojekt. Klassische Fragestellungen in diesem Bereich sind z.B:
Wodurch sind Ihre Transport- und Logistik-Aktivitäten charakterisiert?
Wann werden welche logistischen Prozesse ausgelöst?
Wer ist eigentlich in Ihrer Firma wofür verantwortlich?
Woche Leistungen erbringen Sie selbst und we tun sie dies- und welche kaufen Sie extern ein?
Welche unterschiedlichen Anforderungen stellen Kunden und interne Stakeholder an die Logistik?
Im Rahmen einer Logistik-Analyse durchleuchte ich alle relevanten Bereiche und erstelle einen fundierten Bericht, der nicht nur Basis für eine adäquate Transportausschreibung (Tender), sondern auch essentiell für strategische Unternehmensentscheidungen ist, die Auswirkungen auf die Logistik haben (können).
② ÜBERPRÜFUNG
Überprüfung der bestehenden Prozesse und Abläufe auf Plausibilität, Notwendigkeit und Effizienz sowie ggf. Visualisierung der Informations– und Warenflüsse.
In der Regel sind die logistischen Vorgänge in einem Unternehmen über Jahre gewachsen und haben sich an den immer wieder verändernden Anforderungen orientiert. Nicht selten erfolgt dieser Transformationsprozess nicht strategisch und zielgerichtet, sondern – meist nur aus gewissen Druck von außen hin – schleichend, ungeplant und in gewissem Maße chaotisch.
Auch wenn das aktuelle Setup alle Anforderungen erfüllt und in jeder Hinsicht „funktioniert“, so lohnt doch ein intensiver unvoreingenommener Blick von außen, denn häufig kann die Ertragssituation schon durch Elemination von nicht-wertschöpferischen Prozesse oder durch kleine Veränderungen signifikant und nachhaltig verbessert werden.
③ MODELLIERUNG
Entwicklung und Abwägung alternativer Strategien und Szenarien zur Verschlankung, Flexibilisierung und/oder Effizienzsteigerung der eigenen logistischen Prozesse.
Um die eigene logistische Leistungsfähigkeit auch künftig zu sichern und jederzeit flexibel, schlank, und effektiv auf sich immer schneller ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen reagieren zu können, ist es i.d.R. erforderlich, sich, je nach Produktgruppe, Absatzmarkt oder Kundensegment, mit verschiedenen Logistikmodellen auseinander zu setzen und diese an die eigenen Belange anzupassen.
Hier nutze ich „den Blick über den Tellerrand“ und bringe meine Erfahrungen aus allen vorherigen Projekten ebenso ein, wie mein logistisches Wissen aus Theorie und Praxis.
④ SYNCHRONISATION
Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Schnittstellen zu anderen Stakeholdern (IT, Einkauf, Lager, Vertrieb, Service, Qualitätsmanagement, externe Dienstleister).
Bei der Identifizierung des oder der geeigneten Logistikmodelle, müssen Neben- und Wechselwirkungen mit anderen Geschäftsbereichen des Unternehmens berücksichtigt werden.
Kann dies nicht bereits beider der Modellierung des Logistikmodells erfolgen (vgl. Punkt ③ Modellierung), so müssen an dieser Stelle die Kontaktpunkte und Verknüpfungen entsprechend berücksichtigt und das Logistikkonzept ggf. angepasst werden.
⑤ SCOUTING
Scouting von potenziell geeigneten Dienstleistern, die im optimierten Setup Berücksichtigung finden könnten und Abklärung des Interesses vor Versand der Ausschreibung.
Ausschreibungen über Online-Portale, die häufig anonym erfolgen, einen Auktions-Charakter aufweisen und zu denen i.d.R. eine große Anzahl an Dienstleistern eingeladen werden (von denen aber bei weitem nicht alle teilnehmen wollen), liefern häufig nicht den gewünschten Erfolg. Erfahrungen zeigen, dass die Vorab-Selektion, die Direktansprache und die persönliche Betreuung der Ausschreibungsteilnehmer nicht nur eine bessere Rücklaufquote verspricht, sondern durch ein besseres gegenseitiges Verständnis für die Bedürfnisse und Anforderungen der jeweils anderen Seite am Ende auch passendere Konditionen vereinbart werden können und einer tiefere und längerfristige Partnerschaft entsteht.
Selbstverständlich kenne ich viele Dienstleister und deren Produktportfolios sowie deren vermeintliche Stärken und Schwächen. Dennoch nehme ich mir in jedem Projekt immer wieder wieder aufs Neue die Zeit und recherchiere projekt- und anforderungsspezifisch im Markt. Am Ende dieses Schrittes erstelle ich eine sog. Longlist mit denjenigen Dienstleistern, die ich als potenzielle Ausschreibungsteilnehmer ansehe. Aus dieser Liste geht dann durch Akzeptanz, Ergänzung bzw. Selektion des Kunden die sog. Shortlist hervor, denn eines ist klar:
Da ich als neutraler Berater auftrete und keinerlei Provisionen von Dienstleistern erhalte, liegt die finale Entscheidung, welche Dienstleister zur Teilnahme an der Ausschreibung eingeladen wird und welcher nicht, ausschließlich bei meinen Kunden.
⑥ AUSSCHREIBUNG
Durchführung einer qualifizierten und speziell zugeschnittenen Ausschreibung, inkl. Erstellung der Tenderdokumente, benötigten Statistiken und Ratenblattvorlagen.
Eine erfolgreiche Transportausschreibung durchzuführen, ist nicht leicht. Einerseits gibt es Vorlagen und Onlinetools, andererseits sollte jede Ausschreibung so individuell erstellt und durchgeführt werden, wie es Ihre individuellen Anforderungen erfordern. Denn sicher wollen Sie keine Lösungen „von der Stange“, sondern maßgeschneiderte Preise und Konditionen, mit denen Sie wettbewerbsfähig bleiben und weiter wachsen können. Außerdem sollten die Preise exakt auf die Anforderungen des oder der modellierten Logistikkonzepten zugeschnitten sein, damit nicht für Leistungen bezahlt wird, die nicht in Anspruch genommen werden.
In einem gesättigten Frachtenmarkt ist es außerdem wichtig, dass Sie sich und Ihre Transportgüter so genau wie nötig, aber auch so knapp wie möglich darstellen, um ein möglichst großes Interesse bei den passenden Dienstleistern zu wecken. Folgende Fragen stellen sich mindestens:
Wie gestalte und strukturiere ich die Ausschreibungsdokumente, um Interesse bei den Empfängern zu wecken?
Wie beschreibe ich meine Anforderungen konkret und detailliert genug, ohne lange Texte zu schreiben, die keiner lesen wird?
Wie stelle ich sicher, dass ich die abgegebenen Angebote miteinander vergleichen kann?
Welche Unternehmen lade ich ein?
Welche Informationen und welche Unterlagen gebe ich nach draußen?
Welche Schritte folgen auf die Ausschreibung?
Wie sage ich denjenigen Teilnehmern ab, mit denen ich künftig nicht zusammen arbeiten möchte?
Ich bereite die Ausschreibung zunächst vor, erstelle die erforderlichen Statistiken und beschreibe die relevanten Anforderungen so detailliert wie nötig. Erst wenn Sie 100% zufrieden sind, kontaktiere ich alle Dienstleister persönlich und „werbe“ für die Teilnahme. Durch individuell erstellte Ausschreibungsunterlagen, detailliert auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Preisblätter und die persönliche Betreuung, sichere ich nicht nur eine hohe Teilnahmequote, sondern lege auch den Grundstein für einen insgesamt erfolgreichen Tender-Prozess.
Durch eine individuelle und vollständige Auswertung aller erhaltenen Angebote, erhalten Sie schnell und detailliert Überblick über das Ergebnis.
Gemeinsam legen wir am Ende fest, welche Dienstleister in die engere Auswahl kommen.
⑦ AUSWERTUNG
Monetäre Auswertung der Dienstleisterangebote anhand von Echtdaten aus der Vergangenheit und Aufbereitung der Ergebnisse zur Entscheidungsfindung.
Durch eine individuelle und vollständige Auswertung aller erhaltenen Angebote, erhalten Sie schnell und detailliert Überblick über das Ergebnis.
Selbstverständlich werden auch Nebenkosten wie Termin- oder Speedzuschläge, Sperrigkeiten, Dieselfloatermodelle, Mautkosten usw. berücksichtigen.
Die Auswertung erfolgt mithilfe von MS Excel 365; Die Berechnungen sind daher vom Kunden stets nachprüfbar.
Am Ende legt der Kunde fest, welche Dienstleister in die engere Auswahl kommen und zu persönlichen Gesprächen eingeladen werden.
⑧ VERHANDLUNGEN
Begleitung bei den finalen Vertragsverhandlungen mit Bestbietern der Ausschreibung sowie begleitende Dokumentation (Protokolle, Vertragsentwürfe nebst Anlage).
Folgende Punkte stehen i.d.R. auf der Agenda:
Persönliches Kennenlernen
Gegenseitige Vorstellung der Unternehmen (falls erforderlich)
Erläuterung bzw. Konkretisierung der im Ausschreibungstext gestellten Anforderungen
Klärung von Nebenbedingungen und weichen Faktoren, die Einfluss auf die Entscheidungsfindung haben
Next steps / To Dos
⑨ DOKUMENTATION
Sobald eine Entscheidung für das künftige Logistik-Modell getroffen und die involvierten externen Partner identifiziert und gebunden sind, gilt es, dass neue Konstrukt schriftlich zu dokumentieren.
Die von mir erstellte Dokumentation kann z.B. folgende Materialien umfassen:
Prozessbeschreibung
Entscheidungsmatrizen
Dokumentvorlagen
Standart Operating Procedures (SOP)
Logistik-KPIs
⑩ BEGLEITUNG
Intensive Begleitung bei der Implementierung der künftigen Prozesse (sowie ggf. der neuen Dienstleister) anhand eines individuell erstellten Implementierungsplans.
Bei der Umsetzung von neuen Logistik-Setups kann Reibungswärme entstehen, da Abläufe und Personen noch nicht aufeinander eingestellt sind. Durch geeignete Maßnahmen kann der Ausbruch von Feuern, die Ihre Geschäftsprozesse empfindlich stören können, jedoch verhindert werden.
Zunächst wird in Abstimmung mit allen internen und externen Beteiligten ein „Fahrplan“ zur Umsetzung des neuen Logistik-Setups erstellt, in dem Verantwortlichkeiten und Termine klar geregelt sind.
Ich gleiche den Ist-Zustand permanent mit dem aktuellen Implementierungsplan ab. Dies erfolgt i.d.R. mithilfe von regelmäßigen Gesprächsrunden unter Beteiligung aller internen und externen Stakeholder. Sollten unvorhergesehene Hindernisse auftauchen oder unaufhaltbare Verzögerungen auftreten, so kann und sollte der Implementierungsplan agil angepasst werden.
⑪ SICHERUNG DES PROJEKTERFOLGS
Ist die Implementierung erfolgreich abgeschlossen, beginnt die Phase, in der der Projekterfolg, also die Veränderung der Parameter „Qualität“, „Kosten“ und „Effizienz“, nachhaltig stabil gehalten werden muss.
Durch eine gute und professionelle Arbeit in den vorangegangenen Projektschritten, kann der Projekterfolg grundsätzlich zwar nur durch sich ändernde und unvorhergesehene äußere Faktoren gefährdet werden (z.B. Anpassung der Mautgebühren während der Vertragslaufzeit, signifikante Veränderungen in der Kundenstruktur oder im Produktportofolio etc.)
Allerdings sollte die tatsächliche Zielerreichung dennoch immer wieder gegen die Erwartung geprüft werden.
Ich biete Unterstützung in folgendem Rahmen:
Qualitätsverbesserung
- Aufbereitung und Analyse intern ermittelter KPI
- Organisation und Moderation von regelmäßigen Qualitätsmeetings mit Dienstleistern
- Auswertungen zu Transportlaufzeiten und Schadensquoten
Kostensenkung
- laufende oder stichprobenhafte Rechnungskontrolle
- Frachtkostenanalysen (Kosten je Pal, kg, Stück usw.)
- Analysen zu Neben- und Sonderkosten
- Prozesskosten
Effizienzsteigerung
- Ermittlung von Durchlauf- und Abwicklungszeiten
- Aufwandsermittlung zur Planung und Durchführung eines Transports
- Automatisierungsgrad bei der Erbringung logistischer Leistungen
- Verwendung von Vorlagen, Bündelung von gleichartigen Aufträgen/Handlungen
- Entscheidungsbäume und -matritzen
- Individuelle Performance Dashboards